Дни принятия решений на основе интуиции прошли; ключ к принятию эффективных решений в области управления предприятием сегодня — это интеллектуальные данные. Проблема в том, что многие организации испытывают трудности со стратегическим использованием данных; на самом деле, согласно недавнему исследованию Forrester Research, только 12% организационных данных анализируются после их сбора.
Таким образом, как мы можем продемонстрировать критический характер управления объектами или обязанностей по управлению объектами? Конечно, сектор объектов должен продемонстрировать свои достижения, показав, что инвестиции А привели к Б. Этого можно добиться с помощью хорошо структурированных отчетов.
Отчет — это письменный документ, который обобщает результаты работы различных секторов или действий в рамках бизнеса.
Он дает обзор результатов и помогает в принятии решений.
Для этого отчет должен быть ясным и понятным, представляя наиболее важную информацию на нетехническом языке, который легко понятен широкой общественности. Помимо освещения достижений отдела объектов, хорошо написанный отчет поможет в выявлении возможностей, оптимизации использования ресурсов и отслеживании записей данных.
Таким образом, как мы можем продемонстрировать критический характер управления объектами или обязанностей по управлению объектами? Конечно, сектор объектов должен продемонстрировать свои достижения, показав, что инвестиции А привели к Б. Этого можно добиться с помощью хорошо структурированных отчетов.
Отчет — это письменный документ, который обобщает результаты работы различных секторов или действий в рамках бизнеса.
Он дает обзор результатов и помогает в принятии решений.
Для этого отчет должен быть ясным и понятным, представляя наиболее важную информацию на нетехническом языке, который легко понятен широкой общественности. Помимо освещения достижений отдела объектов, хорошо написанный отчет поможет в выявлении возможностей, оптимизации использования ресурсов и отслеживании записей данных.
Отчетность по эксплуатации здания на бумаге осталась за горизонтом прошлого
Итак, как создавать отчеты для управления объектами?
1.Определите цель
Прежде чем приступить к отчету, рассмотрите его цель и область применения. Это поможет вам определить тип контента, данных и анализа, которые потребуются.
2. Определите темы
Не существует универсального подхода к созданию отчетов по управлению объектами. По сути, он будет собирать данные организованным образом, чтобы позволить каждому понять эффективность определенного сектора и помочь в принятии решений. Рассмотрите следующие темы в качестве отправной точки:
- Название (имя лица, ответственного за разработку, его отдел и дата доставки);
- Цели отчета
- Краткое изложение тем для обсуждения
- Логически последовательное содержание
- Результаты с наблюдениями и анализом
- Ссылки, указывающие на источник данных
3. Рассмотрите содержание
Шаблон документа, который вы представляете, должен быть организован таким образом, чтобы облегчить понимание, например, в хронологической последовательности.
Адаптируйте отчет к получателю, принимая во внимание, какая информация ему необходима. Нужно ли включать более подробное объяснение? Разве график не сделает эти данные более визуально привлекательными?
Улучшите визуальную привлекательность отчета, включив подзаголовки и индекс. Избегайте включения лишней информации и данных, поскольку менеджеры часто должны оценивать отчеты из нескольких отделов и могут не иметь времени, необходимого для усвоения всей информации.
Кроме того, это упростит процесс, если вы включите заключение вместе с анализом и рекомендациями, объясняя, как конкретная инвестиция достигла желаемого результата или как предлагаемое улучшение принесет пользу компании или ее сотрудникам.
После того, как вы все завершите, внимательно просмотрите ее. Изучите презентацию, чтобы убедиться, что вся необходимая информация включена и что нет чрезмерного количества данных, грамматических или орфографических ошибок или даже ошибочных или устаревших данных. Все это влияет на достоверность информации во время передачи.
4. Учитывайте ключевых показателей эффективности
KPI (ключевые показатели эффективности) имеют решающее значение для разработки эффективных отчетов по управлению объектами. Они соответствуют потребностям бизнеса и служат метрикой для определения того, насколько близко производительность соответствует ожидаемому результату.
5. Эффективно используйте технологии
Часто бывает сложно полностью сосредоточиться на различных аспектах управления объектами. Это может стать серьезным препятствием, когда дело доходит до создания эффективного отчета, демонстрирующего ценность отчета вашим руководителям.
Использование интеллектуальной платформы управления техническим обслуживанием (CAFM) для сбора данных более точным и гибким способом может быть очень полезным и экономящим время методом. Всегда пользуйтесь преимуществами эффективной коммуникации, чтобы гарантировать, что управление объектами все больше ценится и рассматривается как стратегический инструмент в организациях. Возможно, сегодня такого признания нет, но чем больше достижений вы сможете продемонстрировать, тем больше вас будут воспринимать!
Не тратьте время на бумаги, ÓDIN поможет вам оцифровать все управление объектами